表計算ソフトを使用する際に便利な機能といえば『プルダウン』ではないでしょうか？
プルダウンは家計簿や表などを作成する際に前もって項目を設定しておくことで、入力の手間を省くことが出来ます。
プルダウンは簡単に実装できるので本記事を参考にマスターしましょう！
またGoogleスプレッドシートでプルダウンを使用する際におすすめの事例も紹介します。
それでは解説していきます！
Googleスプレッドシートでプルダウンを設定する方法
Googleスプレッドシートでプルダウンを設定する際は次の4ステップで追加することが出来ます。
- プルダウンを追加したいセル、もしくはセルを範囲選択する
- 選択した状態で「データ」→「データの入力規則」の順にクリックする
- 「条件」で次のどちらかを選択する
- リストを範囲で指定：すでに入力されているセルからリストを指定
- リストを直接指定：リストを直接入力する。複数の場合はカンマで区切る
- 保存をクリックするとプルダウンが追加
たったこれだけの手順でプルダウンを追加することが出来ます。
Googleスプレッドシートでプルダウンを変更・削除する
Googleスプレッドシートでプルダウンを変更・削除する際も簡単に対応することが出来ます。
プルダウンを変更・削除する方法は次の通りです。
- 変更するセル・セル範囲を選択する
- 「データ」→「データの入力規則」をクリックする。
- リストを編集する際は「条件」欄でリストを編集します。
- リスト自体を削除する場合は「入力規則を削除」をクリックします。
上記を行うことでプルダウンを削除・変更することが出来ます。
プルダウンに指定の文字以外が入力された場合
もしプルダウンに指定の文字以外が入力された場合は次の2パターンから対応を選択することが出来ます。
- 警告文を表示する
- 入力を拒否する
「警告文を表示する」を選択した場合
指定の文字列以外が入力された際に「警告を表示」を選択していた場合、文字列の入力自体は可能となっています。
ただし対象のセルに警告文として「無効:指定したリスト上のアイテムを入力してください」というメッセージが表示されています。
対処法としては入力した文字列をプルダウンのリストに追加するか、指定した文字列で入力するようにしましょう。
上記の対応を行うと警告文は消えるはずです。
「入力を拒否する」を選択した場合
入力を拒否するを選択した場合、指定した文字列以外の入力ができなくなります。
更に指定した文字列が以外を入力しようとすると画面に
「問題が発生しました」
と表示されるようになります。
こちらも対処法としては入力した文字列をプルダウンのリストに追加するか、指定した文字列で入力することで対処することが可能です。
Googleスプレッドシートでプルダウンを使用するメリット
Googleスプレッドシートでプルダウンを使用するメリットも併せて紹介します。
プルダウンを使用するメリットは次の3つです。
- 入力作業が楽になる
- 入力ミスが無くなる
- リストへの追加がリアルタイムで反映される
入力作業が楽になる
やはりプルダウンを使用するメリットといえば入力作業が楽になることではないでしょうか。
最初に設定さえしてしまえばその後はプルダウンから項目を選択していくだけなので非常に楽に入力を行えるようになります。
またGoogleスプレッドシートやエクセルなど、表計算ソフトを使用したことがない人でもプルダウンから選ぶだけになるので簡単にデータ入力が可能になります。
入力ミスが無くなる
プルダウンを使用すると入力ミスが無くなります。
指定した文字列以外の文字を入力すると入力が拒否される設定も用意されているのでデータの中に間違った数値やテキストが入ることが減少します。
もしルーティンワークで入力ミスが多発している場合はプルダウン形式を実装してみてはいかがでしょう。
リストへの追加がリアルタイムで反映される
Googleスプレッドシートはクラウド型の表計算ソフトとなっています。
エクセルではリストの反映のたびにエクセルファイルを共有する必要がありましたがGoogleスプレッドシートでは必要がありません。
クラウド上でGoogleスプレッドシートのデータの入力規則にリスト追加・変更を行うことでシートを共有しているユーザーにリアルタイム反映が行われます。
毎回共有する手間を考えるとリアルタイム反映は非常に効率的です。
Googleスプレッドシートでプルダウンを使用する例
Googleスプレッドシートでプルダウンをよく使用するシチュエーションをいくつか紹介します。
入力する項目が決まっている場合
入力する項目が決まっている場合は非常におすすめです。
例えばGoogleスプレッドシートで家計簿や支出の管理を行っている場合は予め支出の項目をリスト化しておくことで毎回入力する手間を省くことが出来ます。
また、業務で使用している場合ルーティンワークなどで毎日同じ項目を手入力している場合もプルダウンを活用することで時間を短縮することが出来ますね。
入力ミスをしてほしくないとき
Googleスプレッドシート内に入力をする際に入力ミスをしてほしくないときにもプルダウンは有効です。
プルダウンを設定する際には指定した文字列以外を入力（選択）出来なくする設定があります。
この機能を活用することで入力ミスをなくすことが出来ます。
ただし、リスト化できないような毎回違う文字列を入力する場合には使用が出来ません。
とは言え計算を行う際に入力ミスがあると正しい計算ができないことなどが多々あるので、実装できそうな場合は積極的に実装していきましょう！
Googleスプレッドシートでプルダウンを追加して効率よく作業しよう！
今回はGoogleスプレッドシートでプルダウンを追加・変更・削除する方法やメリット・事例を紹介しました。
Googleスプレッドシートのプルダウンを活用することで時短になったり、ミスを減らしたりできるのでスプレッドシートを活用して作業する際は積極的に活用していきましょう！
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