【初心者むけ】Googleスプレッドシートでデータを共有するには？方法を解説！

Googleスプレッドシートはクラウド上で管理できる非常に便利な表計算ソフトです。

そんな便利なGoogleスプレッドシートですが、今までエクセルを使用してきた方はどうやってシートを共有すれば良いのかわかりませんよね？

特に商談やデータ共有を行って複数人で使用する際など、使用方法を理解しておかないといざ使用する際に非常に困ってしまいます。

今回はそんな失敗をしないようにGoogleスプレッドシートの共有方法を紹介いたします。

Googleスプレッドシートの共有方法を解説！

Googleスプレッドシートを他の人と共有するためにはシートの右上にある『共有』ボタンを押して共有方法を選択して相手に共有することで可能となっています。

共有方法は次の2種類となっています。

• ユーザーやグループを追加して共有
• リンクを知っている全員に共有

更にここから

• リンクを知っている全員が見ること可能
• リンクを知っている、かつ追加されたユーザーのみ見ることが可能

と分かれます。

共有する相手に合わせて共有方法を変更することで重要な情報もリスクを取ることなく共有出来ます。

共有方法をそれぞれ詳しく説明します。

ユーザーやグループを追加して共有

Googleスプレッドシートを共有する相手のメールアドレスがわかっている場合は下記の手順で共有します。

1. 「ユーザーやグループを追加して共有」の欄に共有相手のアドレスを入力
2. 相手の編集権限を変更。
3. 相手を招待するメッセージを記入する
4. 送信ボタンを押す

以上の手順を踏むことで指定した相手にGoogleスプレッドシートの共有通知メールが届きます。

共有相手が承認を行えば、共有は完了です。

Googleスプレッドシートのリンクで共有する

Googleスプレッドシートのリンクで共有する方法もあります。

こちらの方法は共有権限と共有範囲を予め設定しておくとリンクを送信するだけで共有が可能なので非常に便利です。

リンクでの共有は次の手順で実施することが可能です。

1. 「リンクを取得」をクリックする
2. 「リンクをコピー」を押してURLをコピーする
3. リンクの共有範囲を設定する
4. 共有相手にリンクを共有する

こちらの方法ではリンクを共有するだけで済むので非常に簡単にGoogleスプレッドシートの共有が可能です。

また共有範囲が「リンクを知っている全員」の場合、リンクを知っている全員がどのレベルの権限を持つのかも設定出来ます。

Googleスプレッドシートを共有する際の権限について

Googleスプレッドシートを共有する際には権限を設定することが可能です。

権限には次の3種類があります。

• 閲覧者
• 閲覧者（コメント可）
• 編集者

共有相手がどのような相手かによって権限を変えることで情報の漏洩を防いだり、ご操作で大事なデータが消えてしまったりしないように対策することが可能です。

Googleスプレッドシートを共有するメリットは？

Googleスプレッドシートを共有するメリットは大きく分けて3つあります。

1. 共有が簡単
2. 共有先の権限が変更可能
3. 複数作業で一気に作業可能

説明不要かもしれませんが解説します。

共有が簡単

Googleスプレッドシートは共有の容易さが大きなメリットとなっています。

相手に応じて

• スプレッドシートへの招待
• リンクの共有

と言った柔軟な対応を取ることが出来ます。

またクラウド上で確認できるのでインターネットにさえつながればPCの種類やOSに関係なく共有すること、ファイルを開くことが可能です。

エクセルの場合だとMACなどへ共有した際にレイアウトなどが崩れる場合があります。

エクセルに比べて相手を選ばず共有を行いやすいところがGoogleスプレッドシートの1つ目のメリットです。

共有先の権限が変更可能

Googleスプレッドシートは共有先の権限が変更可能です。

例えばBtoBにおいてGoogleスプレッドシートをクライアントに共有する場合、共有相手を「閲覧者」にしておけば共有相手はセルの数値や数式を変更することが出来ません。

変更されたら問題になるようなスプレッドシートは共有相手の権限を変更することでトラブルを防ぐことが出来ます。

複数人で一気に作業可能

Googleスプレッドシートはクラウド型のサービスなので共有相手と同時にスプレッドシートにアクセスし、データ入力などの作業を実施することが出来るので非常に便利です。

多くのデータ入力が必要な場合、エクセルだとファイルを分割して共有するなど工数がかかります。

Googleスプレッドシートなら同時にアクセスして作業箇所さえ分担すれば、同時並行で作業を進めることができるので非常に素早く作業を進めることができます。

Googleスプレッドシートの共有方法まとめ

今回はGoogleスプレッドシートの共有方法や共有するメリットを紹介しました。

Googleスプレッドシートは共有をすることで、同時に同じシートを編集、保存できるので複数人のチームで使用するには非常におすすめのツールです。

また相手によって共有権限を変更できるので情報の管理もしっかり行うことが出来ます。

現在エクセルで作業していて仕事の効率化に困っている方はぜひGoogleスプレッドシートを使用してみてください！