業種に問わずデスクワークする上で必須ツールといえるのが表計算ソフトです。
表計算ソフトは主に集計や計算などに使用されることが多く、その他にも資料の作成などにも非常に頻繁に使われています。
資料の視覚的見やすさや訴求力を高めるために、「数値データのグラフ化」ほど万能な手段は存在しないと言っても過言ではないでしょう。
これまで表計算ソフトと言えばExcelが圧倒的なシェアを誇っていました。しかし近年のリモートワークの普及に伴い、Googleが開発した表計算ソフトである「Googleスプレッドシート」の利用者数も急増しています。
Googleスプレッドシートがなぜ今、選ばれているのか、本記事では、Excelとどっちが良いのか、その違いを紐解きながら、その理由を探っています。
Googleスプレッドシートとは
Googleスプレッドシートは、Googleがクラウド上で提供する表計算ソフトです。
GoogleスプレッドシートはGoogle ChromeなどのWebブラウザで動くので、ダウンロードやインストールの作業をすることなく、Googleアカウントさえ持っていれば、誰でも無料で使用することができます。
これまでのアプリケーションと言えば、パソコン上にインストールすることで動作するデスクトップアプリケーションが一般的でしたが、最近はWebブラウザで動くアプリケーションにシフトしています。
Googleスプレッドシートはその代表格と言えるでしょう。
Googleスプレッドシートとはどんなツールなのかという点については、『【2022年版】Googleスプレッドシートとは？メリット・デメリットや使い方を優しく解説！』で詳しく解説しているので参考にしてください！
GoogleスプレッドシートとExcelの違いは？
Googleスプレッドシートは従来の表計算ソフトの常識を覆すものでした。
はじめて触ったときは複数人で作業ができるので、Excelでは１人で半日かかっていた作業が複数人で同時作業し、１時間ほどで終わったときには非常に感動しました。
Excelのようにパソコン１台１台にインストールする従来の表計算ソフトは、「個人が仕事をする」ことを前提に設計されたツールと言えます。
一方、クラウド上で提供されるGoogleスプレッドシートは「時間や場所にとらわれないチームでの仕事を可能にする」ツールです。
GoogleスプレッドシートとExcelの違いについての詳細な比較はGoogleの公式ページに記載されているのでこちらもご確認ください。
概要: Google スプレッドシートと Excel の相違点
では、GoogleスプレッドシートとExcelの違いについて、詳しく見ていきましょう。
無料で使用できる
まず何といっても「無料で使える！」
ここがポイントです。
表計算ソフトほど便利なツールは思い浮かびません。家計簿をつけることも、請求書や領収書、グラフ入りの報告書を作成することも簡単にできます。こんなにも仕事を楽にしてくれる超絶便利なツールが他にあるでしょうか。
それが無料で使えるということで、まさに使わない手はないというツールです。
複数人で同時編集が可能
Googleスプレッドシートの最大の特徴と言えるのが「複数人で同時編集が可能」という点です。
近年では、従来のように会議スペースに参加者全員が集まり、紙資料を配って打ち合わせするケースは減ってきました。
代わりに、Google MeetやTeamsなどのWeb会議システムを使用してリモートで打ち合わせするのが主流と言えます。
Googleスプレッドシートは作った資料をWeb会議中に参加者に共有したり、共有した状態のままお互いに編集作業を行いながら、打ち合わせを進めていくこともできます。
ですので、打ち合わせが終わった段階で資料修正が終わっている、なんてこともよくあります。
どっちが効率が良いかは一目瞭然ですね。
一方、Excelは印刷することを前提とした資料作成向けのツールとも言えます。
両者の決定的な違いはここにあります。情報共有の在り方が「紙」から「クラウド（ファイル共有機能）」に変わってきていますが、Googleスプレッドシートはまさに後者にピッタリなツールです。
同じ表計算ソフトであっても、想定した用途、使い方が異なるということですね。
自動保存が便利
GoogleスプレッドシートとExcelの違いはまだまだあります。
Excelで作業してて、ファイル保存してないのに、固まってしまって強制終了させるしかなくなったという経験はありませんか。
わたしは結構あります。小まめな保存を心掛けていてもなかなか防げません。
その点、Googleスプレッドシートは勝手に自動保存してくれて、作業の後戻りがなくなるという超絶の優れモノです。
Googleスプレッドシートの保存機能については『【初心者むけ開設】Googleスプレッドシートの保存方法は？復元方法も開設！』に詳しく解説しているのでこちらも是非参考にしてみてください。
ExcelからGoogleスプレッドシートへ変換する方法
ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開きたい、そんなケースもこれから増えてくるでしょう。
その方法ですが、ものすごく簡単です。
GoogleスプレッドシートでExcelを開くには？
まず、Excel形式のファイルをGoogleドライブに保存します。
あとは、そのファイルをGoogleスプレッドシートで開くだけ。
その際、表示専用モードで開くか、Googleスプレッドシートで編集するかを聞かれるので、「GOOGLEスプレッドシートで編集」を選択することでGoogleスプレッドシート形式に変換してくれます。
ExcelからGoogleスプレッドシートへ変換できないときの対処方法
ExcelからGoogleスプレッドシートへ変換できないときは表示されたエラーメッセージを頼りに対処するしかありません。
それでも対処法がわからないときは以下のことを試してみてください。
- ブラウザを再読み込みする
- ブラウザの拡張機能・プラグインを無効にする
- ブラウザのキャッシュとCookieを削除する
- Google Chromeを最新バージョンにする
少し前まではGoogle スプレッドシートのセル数上限により、大きなExcelファイルを変換できないということがありましたが、2022年3月に上限が1,000万セルに拡大されており、そうした問題もほぼなくなっています。
まとめ：Googleスプレッドシートが使いやすくておすすめ！
Googleスプレッドシートはとにかく使いやすくておすすめです。
直観的なインターフェースでExcelからのりかえることも苦労せずにできるでしょう。何よりリモートワークに適したツールであり、業務効率も格段に向上します。
これからますます利用用途は広がっていくでしょう。
GoogleスプレッドシートはExcelのマクロ機能が使えない点がデメリットという意見もありますが、Google Apps Scriptを利用することで、Googleスプレッドシートの操作を自動化して様々なことを実現できます。
例えば、Google AnalyticsのデータをGoogleスプレッドシートに取り込み、Webサイトのアクセス状況を細かく分析するといったこともできてしまいます。
つまり、マクロと同等、もしくはそれ以上のこともできるというわけです。
もちろんそうした高度なことだけでなく、表計算ソフトとしての機能は申し分ありません。
本記事を参考に是非一度Googleスプレッドシートを使用してみてください！
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