Googleスプレッドシートはクラウドで提供されている表計算ソフトです。
「クラウドで提供される」とは、つまりインターネットにつながることを前提に作られており、わたしたち利用者は常に最新の状態で、インターネットを活用した便利な機能を使うことができるということです。
Googleスプレッドシートにはすでにたくさんの機能が搭載されています。さらにどんどん進化しています。
その進化のスピードは凄まじく、わたしたち利用者はその進化に追いつくのが大変です。
Googleスプレッドシートとは
GoogleスプレッドシートはGoogle ChromeをはじめとするWebブラウザを利用して動作する表計算ソフトであり、従来よりも更なる業務効率化を実現するものです。
ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開いたり、Googleスプレッドシートで作成した資料をExcelやPDFなどの他のファイル形式に変換することもできる万能ツールです。
Googleアカウントさえ持っていれば、誰でも無料で使用することができます。
Googleスプレッドシートがどんなツールなのかという点については、『【2022年版】Googleスプレッドシートとは？メリット・デメリットや使い方を優しく解説！』で詳しく解説しているので参考にしてください！
Googleスプレッドシートのおすすめ機能５選
Googleスプレッドシートに搭載されるすべての機能を使いこなせるようになるのに越したことはありませんが、実際問題、それはかなり難しいです。
そこで、Googleスプレッドシートに搭載される、最低限これだけ知っておいてほしいおすすめ機能５選を紹介します。
おすすめ機能1：アドオン機能
Googleスプレッドシートには「アドオン」という仕組みがあります。
アドオンとはどんな機能かをひとことで表すと、「新しい機能を追加する」機能です。
表計算ソフトを必要とする方は本当に様々です。
世の中には様々な職種や業種があり、どんなに長く生きてきても、知らないものもたくさんあるでしょう。
それだけ様々にある中で、みんながみんな必要とするような汎用的な機能というのはそれほど多くなく、「こんな機能がほしい」、「こういうことを簡単にできるようにしたい」などど、同じ表計算ソフトを使う利用であっても、各々、個別の要望が必ずでてきます。
Googleスプレッドシートは「アドオン」という仕組みにより、Googleスプレッドシート本体に対して新しい機能を追加することができます。
その仕組みにより、必要な人だけ必要な機能を組み込むことができ、表計算ソフトという枠組みを超えた活用が可能となるわけです。
世界中に利用者がいるGoogleスプレッドシートは、各国の開発者により様々なアドオンを開発しており、その数、種類ともに膨大です。
この機能をうまく活用することで業務効率が劇的に向上することは珍しくないでしょう。
アドオンについては『Googleスプレッドシートのアドオン機能とは？便利な拡張機能を解説します！』で詳しく解説しているので参考にしてください！
おすすめ機能2：関数機能
表計算ソフトを活用するに欠かせないのは「関数」です。これはExcelでもGoogleスプレッドシートでも同じことが言えます。
SUM（合計）やAVERAGE（平均）、MAX（最大）、MIN（最小）などの単純な計算から、日付や時刻計算なども関数を使うことで簡単に実行することができます。
Excelを使っている方にとってはおなじみですが、Googleスプレッドシートでも、Excelと同様に豊富な関数を利用できます。
商品や在庫管理で重宝するVLOOKUP関数※１やGoogle翻訳の機能を活用するGOOGLETRANSLATE関数などExcelにはないGoogleスプレッドシートならではの関数も用意されています。
※１ ある商品の単価を一覧表から取り出したり、顧客名簿から特定の人の情報を取り出すといったようにデータ検索を簡単に実装するための関数
※２ 指定したテキストを指定した言語に翻訳する関数
関数の使い方もExcelとほぼ同じであるため、Excelの関数に慣れていれば、Googleスプレッドシートでもそのまま使うことができます。
そして何より、インターネットにつながることを前提した便利な関数がたくさんあります。
関数機能については『【時短テク】Googleスプレッドシートの便利な関数5選！』で詳しく解説しているのでこちらもぜひ、ご参照ください。
おすすめ機能3：ショートカット機能
作業スピードを上げるのに最も効果的なのがショートカット機能の活用です。
ショートカットとは、コンピュータの操作を短縮することです。
例えば、メニューバーから「ファイル」－「開く」という操作をショートカットを使えば、「Ctrl+O」とキー入力するだけで同じ操作を行えます。
「それだけ？」と思われるかもしれませんが、ひとつひとつは小さくても積み重なれば大きな差になります。
こうした便利なショートカットがたくさん用意されているのも、Googleスプレッドシートのおすすめポイントです。
おすすめ機能4：自動保存機能
パソコンが固まった、保存せずに閉じてしまった、テンポラリ上のファイルを誤って更新していたなど、せっかく更新したファイルの保存がうまくできておらず、作業をやり直すことになってしまったという経験は誰にでもあるのではないでしょうか。
Googleスプレッドシートのファイルはクラウド上に保管され、かつ、リアルタイムでの自動保存になっています。
そのため、保存できずに作業をやり直すといったことにはならないでしょう。
しかし、その反面、間違ったときも勝手に保存されてしまうため、Excelを使い慣れている方は、戸惑ってしまうこともあるかもしれません。
しかし、その点も心配ありません。
Googleスプレッドシートには、「自動保存されてしまい、元の状態に戻せない！」ということを防ぐため、「版」という機能があります。
「この状態を残しておきたい」というタイミングで「版」に名前を付けて保存することで、その版（つまり、バージョン）にすぐに戻すことができます。
版に名前を付けて保存するには、メニューバーの「ファイル」から「変更履歴」→「最新の版に名前を付ける」をクリックすれば行えます。
普段から「ここぞ」というタイミングで上記操作により「版」を残すことで大事なデータを安全に保持できます。
Googleスプレッドシートの保存機能については『【初心者むけ開設】Googleスプレッドシートの保存方法は？復元方法も開設！』でも解説しているので参考にしてください！
おすすめ機能5：共有機能
Googleスプレッドシートの代表的な機能と言えば、やはり「共有機能」と言えるでしょう。
リアルタイムでの複数人による同時編集はGoogleスプレッドシートならではの機能です。
スプレッドシートのファイルはクラウド上に保管されるため、作業場所はどこでも良いです。
会社でも自宅でもカフェでも、インターネットに接続できる環境があればどこからでも作業できます。
そしてそれは、共有する相手も同じです。顔見知りの相手だけでなく、インターネット上で知り合った相手と共同で作業することもできます。
もう１か所に集まって仕事をする時代ではない、そんなことを実感する機能ですね。
具体的な共有設定方法などについては『【初心者むけ】Googleスプレッドシートでデータを共有するには？方法を解説！』で解説しているのでこちらもぜひ読んでみてください！
Googleスプレッドシートのおすすめ機能のまとめ
Googleスプレッドシートはこれまで便利に使えていた機能に加え、クラウド上で動くソフトであるという特徴を活かした機能がたくさんあります。
標準機能だけでは、人によっては「足りない機能」が出てくることもありますが、それを補うために「アドオン」という機能も用意されており、言ってみればどこまでも用途が広がっていく、そんなソフトがGoogleスプレッドシートというわけです。
特別な設定も条件も不要！パソコンやスマートフォンがあれば誰でもどこからでもストレスなく使用・編集可能であり、様々な利用シーンで活用できること間違いなしです！
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